PNJ

Pusat Data dan Teknologi Informasi

politeknik negeri jakarta


Roadmap PUSDATIN PNJ


A. Pendahuluan

Politeknik Negeri Jakarta (PNJ) adalah salah satu politeknik negeri di Indonesia yang memiliki misi mengenai penggunaan Teknologi Informasi (TI) untuk mencapai visi yang akan diraih, isi misi PNJ itu adalah “Mengembangkan Institusi yang efisien, efektif, dan akuntabel berbasis ICT (Information Communication Technology)”. Untuk dapat menjalankan misi tersebut dibentuklah Pusat Data dan Teknologi Informasi (PUSDATIN) sebagai suksesor dan pelaksana misi PNJ tersebut. PUSDATIN memiliki wewenang dalam menangani data penting berbentuk digital yang dimiliki oleh PNJ serta sebagai penanggung jawab serta pelaksana implementasi teknologi informasi di PNJ. Wewenang tersebut tentu saja tidak lepas dari undang-undang yang berlaku saat ini yaitu Undang-Undang nomor 11 tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik yang disahkan pada tanggal 21 April 2008. Salah satu pasal (Pasal 40) berbunyi: (ayat 3) Pemerintah menetapkan instansi atau institusi yang memiliki data elektronik strategis yang wajib dilindungi. (ayat 4) Instansi atau institusi sebagaimana dimaksud pada ayat (3) harus membuat Dokumen Elektronik dan rekam cadang elektroniknya serta menghubungkannya ke pusat data tertentu untuk kepentingan pengamanan data. Dalam melaksanakan tugasnya PUSDATIN memiliki Visi dan Misi yang selaras dengan Visi dan Misi PNJ. Visi PUSDATIN saat ini adalah “Menjadikan Politeknik Negeri Jakarta sebagai institusi yang efisien, efektif, dan akuntabel berbasis ICT (Information Communication Technology)”. Untuk merealisasikan Visi tersebut PUSDATIN melakukan pemaparan dalam bentuk Misi sebagai berikut ini:

  1. Menjadi pusat data elektronik dan pengembangan teknologi informasi di lingkungan Politeknik Negeri Jakarta
  2. Mengembangkan sistem informasi berbasis web yang dapat diakses oleh pemangku kepentingan secara efisien dan akuntabel
  3. Mengintegrasi sistem informasi yang dibangun melalui penguatan jaringan dan pengembangan sistem otomasi antar sistem agar terjadi efektifitas antar unit
  4. Meningkatkan kualitas dan keahlian para pengelola melalui pelatihan dan sertifikasi keahlian
  5. Memberikan pelayanan yang prima dan memiliki kepastian kepada para pemangku kepentingan
  6. Memberikan edukasi kepada para pemangku kepentingan yang berkaitan dengan penggunaan teknologi informasi yang sesuai kebutuhan

Tentu saja dalam menjalankan Misi tersebut diperlukan perencaan program kerja sehingga setiap Misi yang dipaparkan dapat diwujudkan dalam kehidupan nyata. Salah satu langkah yang harus dilakukan untuk merealisasikan misi PUSDATIN tersebut maka dibuatlah ROADMAP.

Roadmap adalah penjelasan tentang rencana program yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan, dalam hal ini adalah langkah-langkah yang akan diambil untuk mewujudkan visi dan misi PUSDATIN PNJ. Oleh karena itu roadmap harus dijelaskan secara tertulis sehingga roadmap memberikan manfaat antara lain:

  1. Menjadi acuan dalam meningkatkan kualitas layanan TI kepada bisnis dan memicu optimalisasi pengelolaan sumber daya TI secara bertahap struktur dan sistematis
  2. Mempermudah proses prioritas investasi TI di PNJ sesuai dengan rancangan arsitektur TI yang direkomendasikan dalam dokumen blueprint
  3. Mempermudah proses penyusunan kerangka acuan kerja (term of reference proyek-proyek TI)

B. Roadmap Sistem Informasi

Secara garis besar dan ringkas roadmap aristektur sistem informasi PNJ dapat dilihat pada gambar berikut ini:

Masing-masing program pada setiap fase mencerminkan sasaran divisi TI dalam rangka meningkatkan optimalisasi dukungan TI terhadap sasaran bisnis. Fase pertama, yaitu program peningkatan nilai tambah data dan informasi memiliki beberapa tujuan teknis, diantaranya memanfaatkan data yang belum termanfaatkan secara optimal, meningkatkan utilisasi data, dan mengolah data mentah yang tersedia untuk dapat dijadikan informasi atau knowledge yang lebih bernilai untuk kebutuhan basis.

Fase pertama merupakan pondasi bagi terlaksananya program-program pada fase berikutnya. Fase kedua, memiliki tujuan teknis lebih kepada pemanfaatan data dan informasi yang telah meningkat kualitasnya. Secara konkrit, dengan data informasi yang lebih berkualitas, dan dapat digunakan untuk mendukung keputusan pimpinan. Pada fase kedua ini digunakan untuk pengembangan aneka sistem atau portal layanan aplikasi dan informasi baik untuk internal maupun eksternal PNJ.

Fase ketiga, pada dasarnya adalah kelanjutan dari fase sebelumnya, yaitu peningkatan kapabilitasi aset aplikasi yang dimiliki PNJ untuk dapat saling berinteraksi melalui web yang dikelola secara terpusat dan terpadu. Dengan semakin tingginya jumlah aplikasi yangweb-enabledakan memungkinkan pola-pola integrasi dalam menjalankan proses bisnis lintas unit kerja dapat terlaksana secara secara optimal.

C. Roadmap Teknologi Informasi

Roadmap teknologi informasi sebagian besar mencangkup kegiatan pengadaan. Kegiatan pengadaan ini disesuaikan dengan roadmap sistem informasi yang diuraikan diatas. Kegiatan pengadaan dan upgrade ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

Kegiatan pemeliharaan kabel, upgrade switch, dan upgrade wifi merupakan kegiatan rutin dan harus berkelanjutan dikarenakan percepatan pertumbuhan teknologi informasi yang relatif cepat sehingga PNJ tidak ketinggalan zaman.

D. Roadmap Manajemen dan Tata Kelola TI

Dalam rangka mendukung program-program kerja yang terkait dengan pengembangan arsitektur sistem maupun teknologi informasi, dibutuhkan organisasi TI yang ideal sesuai dengan acuan best practice pengelolaan TI. Tahap awal dari pembenahan manejemen dan tata kelola TI adalah dengan merancang kebijakan sebagai payung hukum dalam pelaksanaan pengembangan maupun pengelola terhadap seluruh proses dalam daur hidup TI. Kebijakan ini selayaknya juga menaungi seluruh aspek TI, mulai dari manajemen informasi, aplikasi, infrastruktur pendukung, hingga manajemen organisasi TI itu sendiri. Sehingga diharapkan segala kegiatan dalam rangka pengembangan dan pengelolaan TI yang tentunya melibatkan unit kerja lain memiliki suatu acuan induk atau pedoman yang disepakati dan dipatuhi bersama. Beberapa standar atau best practice dapat diadopsi untuk perancangan IT Policy ini, diantaranya COBIT 4.1 maupun IT Infrastructure Library untuk manajemen proses khusus pada infrastruktur.

Tahap berikutnya setelan di sahkannya IT Policy PNJ-Wide ini adalah perancangan kebijakan keamanan informasi yang konsepnya disarikan dari IT Policy dan merujuk kepaada standar keamanan informasi sesuai best practice, semisal ISO/IEC 27001 tentang sistem manajemen keamanan informasi.

Pembenahan proses dalam pengelolaan TI dapat pula di turunkan dari TI policy yang telah didefinisikan. Beberapa proses yang perlu di tingkatkan maturitasnya melalui pembakuan prosedur antara lain adalah identifikasi solusi bagi otomasi proses bisnis dan prosedur sosialisasi serta mekanisme relasional antara TI dan bisnis.

Kegiatan penyesuaian fungsi organisasi terhadap kebutuhan arsitektur sistem/ teknologi informasi dapat dilaksanakan secara fleksibel. Fungsi-fungsi yang anda dapat menempel ke masing-masing personil yang telah ada di struktur organisasi melalui pemberian kegiatan pelatihan atau penambahan jumlah personil tidak memungkinkan untuk dilakukan.

E. Jadwal Implementasi

Mengacu pada pentahapan fase demi fase seperti yang dijelaskan di atas, maka disusunlah suatu rencana kerja konkrit implementasi arsitektur sistem informasi PNJ yang dapat dilihat pada table di bawah ini:

F. Piloting dan Roll Out

Untuk mengurangi risiko kegagalan implementasi proyek teknologi informasi perlu dilakukan proyek pendahulu (pilot project) setelah dirasa layak untuk dilanjutkan dan telah diperbaiki hal-hal yang perlu disempurnakan barulah setelah itu dilakukan roll out dengan skala yang lebih besar. Realisasi dari strategi ini dapat diterapkan untuk pengembangan aplikasi menjadi berbasis web di masa depan. Salah satu modul aplikasi dapat menjadi piloting, apabila sudah teruji keberhasilannya maupun stabil penggunaannya, implementasi dapat di lanjutkan dengan roll out pada modul aplikasi lainnya

G. Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari penyampaian Roadmap TI PNJ adalah sebagai berikut:

  1. Salah satu kesuksesan terlaksananya roadmap adalah pendanaan yang baik serta manajemen proyek yang konsisten sehingga roadmap yang direncanakan dapat dilaksanakan secara tepat waktu
  2. Sebelum melaksanakan program dengan level yang besar perlu dilakukan piloting project untuk mengurangi risiko kegagalan implementasi proyek teknologi informasi
  3. Roadmapyang direncanakan dapat berubah secara flexibel dan dinamis disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang terjadi di PNJ